Lean Office Kaizen "Oficina Esbelta" es el Camino a una Administración Efectiva - Tiempos y Movimientos Uso del Tiempo El tiempo es el recurso más importante del mundo. En los negocios, la tecnología ha mejorado enormemente los procesos hasta el punto que a menudo sentimos que podemos sentarnos y dejar que la tecnología a hacer el trabajo. Creemos que la tecnología nos ahorra tiempo y energía. La Tecnología puede hacer procesos por nosotros (guardar nuestra energía), pero en realidad no nos ahorra tiempo. Con todos estos procesos nuevos y mejorados, el trabajo es mucho más complicado, y muchas empresas han perdido de vista la idea básica de tiempo. ¿Qué hay realmente dentro? Las oficinas modernas de hoy parecen ser optimizadas y eficaces pero mirando en detalle, pasando el exterior aparentemente eficiente ¿qué encontraremos? Desorden, closets, archiveros o gavetas llenas de cajas con archivos antiguos, algunos obsoletos, un armario lleno de suministros de oficina desorganizados y difíciles de encontrar, ¡a veces bajo llave! equipos obsoletos o rotos y diseños de Oficina que son un laberinto de cubículos que son obstáculos en el camino de la corriente de los trámites y de la comunicación. El flujo del papeleo es algo que sufre la mayoría de asociados en una oficina desorganizada. Dé un paso atrás y mire las oficinas de su empresa con un ojo crítico. ¿Qué es lo que ve? Diseños complicados de oficina. Pedidos de los clientes tardan demasiado en completarse. Charolas de entradas que no son vaciadas en un día. Reuniones mal planificadas o alguna persona es impuntual. Grupos con incompleta o ninguna dirección. Duplicación de trabajo. Propuestas no completadas a tiempo para concursar. Pagos no efectuados a tiempo. Firmas adicionales necesitan esperarse. Documentos que innecesariamente se manejan muchas veces por muchas personas. ¿Puede usted responder "sí" a cualquiera de estas preguntas?: ¿Su papeleo o llamadas telefónicas se llegan a perder antes de ser resueltos? ¿Al intentar mejorar un proceso o procedimiento, si se comete un error o se encuentra un tropiezo, los trabajadores se desmotivan? A menudo escucha, "esta es la forma en que siempre lo hemos hecho ¿por qué cambiar?" o tal vez “¿es eso parte de mi trabajo?” y algunas peores: “es que a mí no me han enseñado a hacer eso” o “se me olvidó.” ¿Es su departamento obstaculizado por complejidades del sistema informático de la empresa? ¿No tiene tiempo suficiente para cumplir los plazos? ¿Cuando alguien tiene una idea para una mejora, se le ignora? Si la respuesta es "sí" para al menos una de estas preguntas, Lean Office Kaizén – “Oficina Esbelta” es la solución. Lean Office Kaizén puede romper obstáculos y aumentar la productividad y mejorar el flujo de trabajo y mejorar la motivación y la actitud de todos los implicados. Lean Office Kaizén se centra en la eliminación de desperdicios. Los desperdicios se definen como el resultado de actividades de no-valor-agregado. Una actividad de no-valor-agregado es una acción que no contribuye a la creación o la transformación del producto o servicio que el cliente final está dispuesto a pagar o que es necesario para completar el producto o servicio. Por ejemplo, si el pedido de un cliente necesita ir a tres diferentes departamentos y toma muchos días para procesarse a causa de esto, podemos decir que esta desaceleración es no-valor-agregado. El cliente no quiere pagar por el procesamiento adicional o esperar el tiempo adicional para recibir el producto. Los conceptos de Lean han sido probados por varios años, y aplicados a todo tipo de industria con un éxito considerable. Estos conceptos pueden aplicarse a cualquier proceso de negocio o servicio. Aumentan la productividad de la Oficina mediante la mejora de agilidad en las funciones de servicio de cliente que añaden valor a cada producto o servicio y apoyo administrativo. Casos de aplicación de “Lean Office” – “Oficina Esbelta”: Hace pocos años, los trámites de una empresa hipotecaria estaban tomando en promedio 18 días para procesar un contrato, mientras los competidores lo lograban en menos de 14 días. ¿Qué creen ustedes que sucedió cuando logramos reducir el trámite a tan solo 7 días? Había en una ciudad una gran competencia entre mueblerías. Preguntando a unos vecinos, un mueblero descubrió que sus clientes había ido a la competencia por la rapidez de entrega que les ofrecieron. Agilizando el proceso se estableció, en pocos días, una política de entregar en menos de 24 horas. ¡Las ventas se duplicaron! Lean Office Kaizén - Oficina Esbelta es un paquete de actividad total que consiste en analizar y optimizar tres factores: "Recorrido", "Filosofía" y "estructura de liderazgo," todos los conceptos que son necesarios para el éxito. Lean Office Kaizén ofrece las herramientas para la aplicación que se puede personalizar para su propia empresa u organización, ayudando a crear micro-procesos, utilizando un enfoque práctico. Una cultura Lean crea aceptación por parte de los asociados porque les enseña a utilizar sus conocimientos y mejora su creatividad. Promueve los esfuerzos de equipo y la participación individual para alcanzar objetivos. La Administración por su parte, debe alentar estas ideas porque son vitales para el éxito del proyecto. Después de todo, ¿quién conoce mejor lo que necesita hacerse para mejorar, que los trabajadores que hacen el proceso cada día? Kaizén es una palabra japonesa que significa "pequeñas mejoras continuas". Significa dar pequeños pasos para un objetivo más amplio. Teniendo un proceso o procedimiento y dividiéndolo en "pequeños pasos" y mirando cada paso objetivamente son los inicios de un Kaizén. Al hacer este análisis, se podrá ver qué pasos pueden ser eliminados y pasos que pueden mejorarse para obtener como resultado un mejor flujo de trabajo. Implementación de un Kaizén de Oficina Esbelta (“Lean Office”) Requiere dedicación de cada participante en todos los aspectos del proceso. Este proceso implica normas: Todo el mundo debe mantener la mente abierta a nuevas ideas. ¡Las actitudes deben ser positivas! No hay excusas, sólo soluciones. Preguntarse ¿por qué? Una y otra y otra vez No piense demasiado tiempo – haga lo que quiere hacer. Oriéntese en la acción y aprenda de los errores. Tome ventaja de la experiencia y conocimiento de todo el mundo. Dejar los títulos fuera – todo el mundo es igual y no debería tener ningún miedo de contribuir sus ideas. "El Kaizén Blitz" La combinación de eventos Kaizén con principios Esbeltos reduce los costos y mejora la calidad. Esta filosofía permite a todos los miembros de la compañía hacer sus propias mejoras (Kaizéns). La cultura Lean aumenta la comunicación a todos los niveles de la empresa por el mutuo apoyo, respeto y motivación. "Haciendo nuestra tarea” y “mejorándola”, se convierten en una misma cosa".                                                                  John Shook Obstáculos para Implementar Lean Office - Oficina Esbelta: ¿Por qué es tan difícil para las oficinas mejorar sus procesos? ¿Cuáles son algunos de los obstáculos con que los administradores se encuentran cuando se intenta implementar mejores prácticas? Algunos de los comentarios comunes son: No estamos familiarizados con las herramientas que nos pueden ayudar. No tengo esa responsabilidad No es mi trabajo. Nadie se siente motivado a cambiar. No tenemos poder de decisión para tomar cualquier acción. Este departamento está demasiado ocupado porque…  (excusas, pretextos, culpas). Simplemente parece que no podemos comunicarnos bien a otras áreas. Si estas excusas resultan familiares, no es raro ni excepcional. Sin embargo, muchas empresas y organizaciones han logrado superar estas objeciones, educando a su personal y aplicado técnicas y herramientas esbeltas para llevar sus oficinas hasta el nivel competitivo de sus competidores de clase mundial.