Lean Office is the Concept to Improve Administration Skills
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Elementos Básicos de Oficina Esbelta
¿Por qué Implementar Oficina Esbelta?
Cualquier empresa comercial o humana requiere diversas tareas administrativas. La mayor parte de nosotros nos hemos sentido frustrados más que una vez cuando estos procedimientos administrativos toman demasiado tiempo o tienen errores. Un impacto grave es cuando los proyectos son retrasados y pierden sus fechas límite debido a un procedimiento burocrático que no nos ayudó a cumplir con las regulaciones, entrega de provisiones, provisión de personal, y muchas otras posibles consecuencias.
Recientemente, muchas compañías que han experimentado ya las ventajas de Implementar Manufactura Esbelta en sus instalaciones Industriales han comenzado a extender la palabra a sus oficinas poniendo en práctica Sistemas de Oficina Esbelta. Los resultados han sido impresionantes. La realidad es que tenemos que hacernos más eficientes a fin de permanecer competitivos y nuestro apoyo administrativo no debiera ser ninguna excepción.
¿Quién va a decirnos qué puede ser mejorado?
Como en todas las disciplinas Esbeltas, Incluyendo la Oficina puede ser fácilmente puesta en práctica porque el conocimiento y la sabiduría ya existen en su oficina. ¡Todo lo que usted tiene que hacer es pedir la cooperación e ideas de todo su Equipo!
Una gerente de Bienes Inmuebles que asistió a uno de nuestros seminarios a la Oficina Esbelta nos dio esta brillante idea:
"... cada semana me reuno con toda mi gente y les pregunto: ¿Cuál de las tareas que se les pidió realizar no tiene sentido?"
Esta idea ha permitido a esa oficina ahorrar miles de dólares y muchas horas de trabajo y tardanzas innecesarias: el trabajo de escribir a mano, recorridos, copias, esperar firmas, duplicidad de operaciones y algunas otras acciones, desperdicio de materiales, energía y tiempo.
Apoyar al personal de la Oficina con estas disciplinas ha representado una diferencia importante en el modo que ellos hacen su trabajo y en los resultados del negocio.
Como sabemos, la mayor parte de errores no son la culpa de la gente que los hace, sino del sistema que seguimos.
La oficina Esbelta puede ayudar a las empresas a prevenir errores, reducir el costo de operación, y mejorar sus sistemas. Las acciones para mejorar esta eficacia ocurrirán en varios frentes:
* El concepto de Oficina Esbelta mejorará el modo que recibimos, contestamos, y transferimos llamadas entrantes, correos electrónicos, correo postal
* El diseño de la distribución de oficina Esbelta tiene procesos en cuenta para fluir más rápido y reducir complicaciones y fuentes del error
* Los métodos de comunicación humana dentro de las oficinas y departamentos
* El diseño de sistemas de computadora incluso:
* Formas con opciones seleccionables de campos prellenados
* Integración de Inventarios, proveedores, cuentas por pagar y cobrar, esto ayuda a evitar quedarse sin productos, partes, servicios, etc.
* Pantallas estándares con campos de datos de cliente prellenados automáticamente
* Campos a prueba de error en captura de datos, etc.
Estandarización y Simplificación
En efecto, la Oficina Esbelta proporciona la estandarización del modo que conducimos actividades y es un elemento clave en la experiencia de Servicio de Cliente, toda la gente en el equipo debe tener el conocimiento y la habilidad para tener cuidado de toda clase de procesos de un modo muy eficaz y eficiente.
La mayor parte de trabajo en un proceso deberá ser fácilmente pasado al siguiente proceso o estación de trabajo y al siguiente en vez de ser amontonado hasta que alguien los transporte a la siguiente estación, o aún peor que se veía en antiguas oficinas de gobierno del siglo pasado: enviado a una Estación de Redistribución central.
Poner en práctica esta clase de la mejora puede representar la necesidad de reajustar espacios, eliminar paredes, abrir ventanas, etc. Esta oficina muy Esbelta en la fotografía arriba, usa ahora sólo el 30% de su espacio original y los Contratos, Facturas, Órdenes de Compra, Citas, Cuentas de gastos y otros trámites administrativos han estado completándose en menos del 25% del tiempo tradicional.
Todos en Favor de Todos
Algunas líneas jerárquicas tradicionales de comunicación necesitarán cambiarse drásticamente, teniendo a toda la gente en cuenta para comunicarse abiertamente en todos los niveles en cualquier dirección con otros empleados independientemente de su "departamento" o "división".
Organigrama Vs. Leadergrama
El Organigrama "de Árbol" tan común en el Siglo pasado está siendo transformado ahora en una carta multidireccional circular, entonces todos los empleados saben las funciones y habilidades de unos y otros y saben a quien dirigirse cuando necesitan un poco de ayuda inmediata o colaboración. Sus fotografías ayudan a cada uno a aprender quién es quien. La Oficina Esbelta mostrará estas gráficas en varias áreas.
Fotos Cortesía de nuestros Amigos y Clientes:
IMÁN, San Paulo, Brasil
Éstos son sólo unas ideas y ejemplos. La creatividad de sus propios equipos será un elemento clave para poner en práctica Estrategias Esbeltas en su oficina. Podemos proporcionar la ayuda necesaria, incluso podríamos conseguir el patrocinio Estatal y/o Federal para su implementación.
