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Cambiando las Prácticas para Alcanzar un Mantenimiento de Clase Mundial

Preston Ingalls ha sido mi mentor
y buen amigo por muchos años. Sus conceptos y conocimientos sobre TPM y la nueva disciplina más fuerte del TPR son mundialmente reconocidos.
Agradecemos que forme parte de este sitio.

 

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Traducción de Carlos Urrutia y Enrique Mora

La organización de mantenimiento de hoy, como muchos departamentos, esta bajo una presión continua para recortar costos, mostrar resultados, y apoyar la misión de la organización. Después de todo, son expectativas lógicas desde el punto de vista del negocio.

La operación evolutiva del mantenimiento ha recibido la responsabilidad de apoyar los esfuerzos más amplios de la Manufactura de Clase Mundial, tales como Seis Sigma, Manufactura Esbelta y otras grandes iniciativas de calidad. La habilidad de ser exitoso en esta responsabilidad está dentro de las prácticas y sistemas que constituyen la función de mantenimiento. Nos es solo lo que hacemos, es qué tan bien lo hacemos.

De hecho, sin importar quién realice el mantenimiento, ya sea un técnico especializado o con múltiples habilidades, o un altamente entrenado operador/mecánico, la prácticas sólidas de mantenimiento son el pilar principal para el Mantenimiento de Clase Mundial, que conduce a las Operaciones de Clase Mundial.

De acuerdo a Paul Thomlingson, en "Mantenimiento de Efectividad", los objetivos de una buena función de mantenimiento son:

  • Apoyar las operaciones mantenimiento el equipo de producción en buena condición para que las metas de producción puedan ser alcanzadas
  • Mantener las instalaciones de la planta conservando el sitio de la planta y sus edificios, servicios, y pisos en un estado atractivo y funcional
  • Dirigir proyectos de ingeniería como modificación de equipos, construcción, instalación y reubicación
  • Desarrolla un programa para llevar a cabo sus servicios
  • Organizarse a sí misma para apoyar las necesidades de mantenimiento de equipo de producción mientras se conducen proyectos de ingeniería esenciales
  • Ejecutar sus programas mientras utiliza sus recursos productivamente
  • Desempeñar trabajo de calidad
  • Anticipar y prepararse para trabajo futuro.
  • Alcanzar mejora continua por medio de evaluar desempeño, tomar acciones correctivas y medir el progreso.
  • Prepararse para cambios futuros anticipando necesidades y organizándose flexiblemente.


Todo esto sería adicional a realizar las actividades proactivas para prevenir la ocurrencia de fallas. El Mejor Mantenimiento tiene sus cimientos en las Mejores Prácticas de Mantenimiento. Estas prácticas incluyen las siguientes doce áreas:

1. Despliegue de Liderazgo y Política
2. Estructura Organizacional
3. Control de Inventario
4. Sistemas Computarizados de Administración de Mantenimiento
5. Mantenimiento Preventivo
6. Mantenimiento Predictivo
7. Planeación y Programación
8. Flujo de Trabajo
9. Control Financiero
10. Participación Operacional
11. Dotación de Personal y Desarrollo
12. Mejoramiento Continuo

Despliegue de Liderazgo y Política

Echemos un vistazo al primero de estos,  Despliegue de Liderazgo y Política. El Mantenimiento de Clase Mundial depende de que exista un liderazgo que provea dirección,   enfoque y soporte. Esto involucra a la administración estableciendo una misión clara y una visión que apoye las metas de la organización.

El Liderazgo también es responsable de establecer las políticas y expectativas que sirven para guiar al mantenimiento y el total de organización para apoyar las actividades de mantenimiento. Una vez de desarrollan las políticas, estas deben ser desplegadas, comunicadas y monitoreadas

Parte de la responsabilidad del liderazgo es dar el marco de referencia para que mantenimiento mejore su efectividad y eficiencia. Esto puede muchas veces presentarse en forma de un esfuerzo o programa formal de mejoramiento.

El Liderazgo debe ayudar a identificar y enfrentar asuntos que pudieran evitar que ocurran las mejoras. Esto puede ser alcanzado por medio de auditorias u otras formas de monitoreo para asegurar la implementación exitosa.

Estructura Organizacional

La eficiencia organizacional de Mantenimiento depende de varias variables interdependientes. Algunas de estas incluyen: estructura organizacional, metas y objetivos, procesos de comunicación, políticas y procedimientos, procesos de trabajo (metodología) y sistemas de empleados. Las organizaciones de Mantenimiento funcionan a tres niveles principales: nivel organizacional (relaciones funcionales y estructurales), nivel de proceso (actividades de trabajo) y nivel de ejecutor de trabajo (trabajador individual).

La inefectividad de un nivel puede impactar negativamente otro nivel. Por ejemplo, actividades de trabajo definidas pobremente, como la falta de planificación o programación, pueden dificultar el desempeño y actitud de un individuo.

Un elemento es desarrollar un proceso para concebir y comunicar la filosofía de mantenimiento incluyendo la misión refinada, metas, dirección, enfoque, propósito, etc.

Una estrategia utilizada frecuentemente puede involucrar la asignación de recursos de mantenimiento más cerca del área real de trabajo como una cobertura de "zona" o "área". Esto maximiza la familiarización con el equipo, el personal de operaciones en esa área y promueve el sentido de "propiedad".

Esto puede o no incluir la descentralización del mantenimiento hacia un control parcial o total por el personal de operaciones. Sea como sea, la maximización de la productividad y utilización del trabajo es clave.

Control de Inventarios

El propósito de esta área de práctica es refinar las bodegas de mantenimiento y el proceso de adquisición para hacer más eficaz la compra de repuestos. Esta enfocado en tener los repuestos correctos en el lugar preciso en el momento apropiado.

Esto puede involucrar estudiar el flujo existente de partes requeridas y mejorar el proceso para reducir esfuerzo inútil e inactividad. Esto involucra bodegas estandarizadas y practicas de inventario.

Minimizar el uso pobre de los activos de la compañía puede ser alcanzado de muchas maneras. Estas podrían incluir rotación, control de costos, practicas eficientes de compra, conteos juiciosos de inventario, almacenamiento por el proveedor, registros de salidas, acceso restringido, personal de cobertura, monitoreo cercano de niveles mínimo-máximo y puntos de requisición, así como minimizar el almacenamiento de repuestos no oficial o "guardar como ardillas" puede ir un largo trecho para asegurar el mejor uso de repuestos y materiales.

CMMS o Sistemas Computarizados de 
Administración de Mantenimiento

Las practicas exitosas de mantenimiento dependen bastante en un sistema robusto de información. Esto involucra tener un programa CMMS que sea capaz, que tenga buen respaldo y sea relativamente fácil de usar.

Los Módulos deben ser consistentes con los estándares de la industria. Estas áreas incluyen: administración de información del equipo, control de ordenes de trabajo, mantenimiento preventivo, control de inventarios, control de documentación, seguridad del sistema, facilidad de uso, configuraciones de usuarios y registros.

Esto también incluye maximizar el uso de las capacidades CMMS. Aunque la mayoría de las compañías tiene un CMMS, la utilización pobre es muy común.

Mantenimiento Preventivo

El MP es definido frecuentemente como "aquellas actividades de servicios calculados por tiempo o basados en medidores usadas para extender la vida del equipo e identificar problemas potenciales a través de la inspección y detección temprana."

El MP puede incluir trabajo realizado en equipo seleccionado a través de contratos de servicio, inspecciones, actividades de limpieza, pruebas, esfuerzos de lubricación y servicio de paro programado. La actividad más significativa que ocurren en MP es la inspección, que debe llevar a una detección y corrección tempranas.

MP es un componente muy importante para movilizarse de reactivo a proactivo a través de la detección y corrección tempranas.

Mantenimiento Predictivo

Una descripción bastante clara de PDM (su abreviatura en inglés) sería: "la aplicación de tecnología en el proceso de detección temprana para verificar y detectar cambios de condiciones lo que permite intervención más oportuna y precisa."

PDM puede incluir: análisis de vibración, métodos de pulsos de impacto, ultrasonido, análisis termográfico, análisis de aceite, comparaciones de corrientes de pico, análisis de refrigerante, análisis de partículas de desgaste y tendencias de desempeño.

Planeación y Programación

La planeación es el diseño de un proceso para hacer, desarrollar o arreglar el trabajo de mantenimiento. Comprende preparación de planes de trabajo, y de otros recursos que ayudarán al personal de mantenimiento a hacer su trabajo en forma más rápida y eficiente. Normalmente iene que ver con el "qué" y el "cómo".

Programación es la creación de una tabla de tiempos definiendo cuándo se debe hacer el trabajo, y con frecuencia el personal idóneo para realizarlo. Es decir que tiene que ver con el "cuándo" y el "quién".

La falta de un proceso organizado y estandarizado puede restringir substancialmente una operación de mantenimiento en el logro de su objetivo de dar servicio según las necesidades de la organización.

La mayor parte del trabajo de mantenimiento puede planearse con anticipación y debiera serlo. Mejorar la productividad y el valor agregado del trabajo del personal de mantenimiento depende grandemente en la planeación apropiada de las actividades.

Flujo de Trabajo

La orden de trabajo es una parte integral de una operación efectiva de mantenimiento. Sirve para:

  1. Identificar el trabajo
  2. Requerir el trabajo
  3. Establecer prioridad del trabajo
  4. Programar el trabajo
  5. Activar el trabajo
  6. Dar seguimiento al trabajo
  7. Analizar el trabajo

La importancia de este documento en papel o forma electrónica es que nos permite controlar y supervisar las actividades de trabajo. Uno de sus propósitos más significantes es analizar el trabajo realizado, identificar su costo, las pérdidas y tendencias de los problemas.

Control Financiero

Esta área tiene que ver con los procedimientos de control fiscal de la organización de mantenimiento. Puede incluir: control del presupuesto, monitoreo de costos de contratistas, y control de costos en general de labor y materiales.

Puede incluir también el monitoreo requerido para efectuar decisiones en la reparación o renovación de equipo y bienes en general.

Involucramiento de los Operadores

Se va haciendo cada vez más raro hallar organizaciones donde no se ha visto incrementada la participación de los trabajadores en las actividades de cuidado básico del equipo. Lo más lógico incluye a los operadores llevando a cabo responsabilidades básicas como: limpieza cotidiana, tareas de lubricación, ajustes, apriete de tornillos o conexiones e inspección, así como reemplazos y reparaciones menores.

Esto se debe hacer en forma de TPM Mantenimiento Productivo Total u otro proceso estructurado similar que motive el sentimiento de "propiedad", involucramiento y que mejore la confiabilidad del equipo.

Dotación de Recursos Humanos y Desarrollo 

Para apoyar a la "nueva" organización de mantenimiento, las posiciones de trabajo se deben redefinir para mejorar efectividad y eficiencia. Las formas tradicionales de limitación en las responsabilidades y requerimientos deben reemplazarse por mayor flexibilidad y alto nivel de habilidades.

La gente desempeñará con mayor éxito si tiene la capacidad, tiene labores y responsabilidades bien definidas y sabe cada quién lo que se espera de él(ella), tiene las habilidades y el conocimiento así como las herramientas y recursos para hacer su trabajo y recibe comentarios favorables y estímulos por su buen desarrollo.

Entrenamiento y desarrollo de habilidades es un componente básico ya que permite a la gente a cumplir con las expectativas que se enfrentan al trabajo cambiante.

Mejoramiento Continuo

Mejoramiento Continuo es la búsqueda constante de mejores formas de hacer el trabajo. Es sentirnos incómodos con el Status Quo y encaminarnos a la excelencia mediante cambios pequeños pero acumulativos.

Esto involucra comparar nuestra operación con otras para encontrar esas oportunidades de mejoría. Se le denomina Benchmarking o sea Comparación de marcas.

También implica auditar y monitorear nuestras actividades para reducir la posibilidad de pérdidas imperceptibles o falla en el cumplir con los estándares establecidos. Es así, siguiendo un proceso definido y consistente, pero buscando nuevas formas de mejorarlo, que las buenas compañías se vuelven grandes compañías.

Sumario

Planeación pobre, personal con escaso entrenamiento, falta de liderazgo, pobre registro histórico y falta de suficiente personal capacitado pueden hacer que el trabajo sea más lento, cueste más y los resultados sean pobres. Como resultado esta organización no tiene una buena posición competitiva para enfrentarse con éxito en el nuevo ambiente.

Prácticas sólidas de buen mantenimiento apoyarán un sistema fuerte guiado hacia actividades proactivas que involucran al total de la organización. El mejoramiento de estas prácticas requiere paciencia, así como dedicación y compromiso de la gerencia, así como el buen deseo de hacer que el cambio suceda mediante acciones bien planeadas y preconcebidas.

Medir estas prácticas es importante para ver cómo se van desempeñando. Sin embargo, el verdadero indicador será Qué tan bien el mantenimiento está contribuyendo a que el resto de la organización alcance sus metas.

Vea debajo una tabla de información sobre loe beneficios de estas prácticas de Clase Mundial.

PRÁCTICA BENEFICIOS EJEMPLOS DE MEDIDAS
Despliegue de Liderazgo y Políticas
  • Entendimiento
  • Compromiso de la Gerencia
  • Enfoque de Prioridades
  • Misión Definida y accesible
  • Visión Definida y accesible
  • % Políticas desarrolladas en la planta
Estructura Organizacional
  • Claridad de responsabilidades
  • Claridad en las relaciones de reporte
  • Cumplimiento Asegurado de la Responsabilidad
  • Control Mejorado
  • % Personal Técnico por Zonas
  • Controles > del promedio
  • % Rotación o deserción
  • % Ausentismo
Control de Inventario
  • Menores Retrasos
  • Menores Pérdidas
  • Menores costos
  • Incremento de tiempo hábil
  • Devoluciones
  • Nivel de Exactitud
  • Nivel de Servicio
  • % Tiempo perdido por Falta de Partes
CMMS Sistemas de Manejo Computarizado de Mantenimiento
  • Más rápidos indicadores de desempeño
  • Mejores análisis históricos
  • Identificación de problemas
  • % Recursos controlados en CMMS
  • % Módulos  CMMS Aplicados
  • % Exactitud de Información capturada
Mantenimiento Preventivo (PM por sus siglas en inglés)
  • Más bajos costos de mantenimiento
  • Ciclos de vida más largos
  • Menos tiempos perdidos
  • Identificación temprana de problemas
  • % PM respecto a actividad total
  • % Correctivo Vs. Preventivo
  • % PM Cumplimiento con programa
  • % PM Vs. Emergencias

 

 

 

 

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